Secretaresse chef kabinet/ specialist burgemeestersvacatures

• voor 40 uur p/w voor de periode van 11 juli tot en met 30 november 2022 vanwege vervanging zwangerschapsverlof.
• een optie voor 24 uur p/w vanaf december 2022.

Word jij onze spin-in-het-web die voor overzicht zorgt en van aanpakken weet?

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je de spin-in-het-web, waarbij het voor jou heel normaal is om overzicht te houden. Je bent accuraat, werkt efficiënt en je kunt goed samenwerken. Je werkt nauw samen met de chef kabinet. Je vindt het een uitdaging om taken uit te voeren binnen processen die soms maandenlang duren. De eerste periode vervang je de medewerker die met zwangerschaps- en bevallingsverlof is. Daarna wordt dit een duobaan, waarbij je in nauwe samenwerking de beschreven taken uitvoert.

• Je beheert de agenda van de chef van het kabinet;
• Je verzorgt de volledige administratieve afhandeling van burgemeestersvacatures;
• Je verzorgt ongeveer 1750 felicitatiebrieven die de cvdK jaarlijks verstuurt aan (huwelijks)jubilarissen (zoals 60-jarige huwelijken en 100-jarigen) en mensen die een Koninklijke onderscheiding hebben gekregen;
• Je houdt het adressenbestand van de cvdK up to date;
• Je regelt de financiën van het kabinet cvdK;
• Je verzorg overige (secretariële) werkzaamheden op het kabinet.      

Wie zoeken wij?

Je bent resultaatgericht en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je kan goed samenwerken, en ook pak je zelfstandig werkzaamheden op. Bij tijdsdruk ben je in staat om je werkzaamheden goed uit te voeren. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Accuraat en zorgvuldig bewaak jij de procedures. Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en je bent je bewust van de privacy-gevoeligheid van de informatie waarmee je werkt.

Functie-eisen:

• Kennis/ervaring op het gebied van secretariële werkzaamheden en digitale gegevensverwerking;
• Affiniteit met digitale toepassingen en werkzaamheden;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Een dienstverlenende instelling en de wil het beste uit jezelf te halen;
• Het vermogen om onder stress goed te functioneren.

Wat bieden wij?

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. 

Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. Met oog op de geldende coronamaatregelen werken we afwisselend thuis of op één van onze locaties. 
Als de regels het toelaten en als de noodzaak hoog is, ontmoeten we elkaar op kantoor. Als het voor jouw functie niet noodzakelijk is om fysiek aanwezig te zijn, is dat ook niet verplicht.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 36 tot 40 uur t/m november 2022 en vanaf december voor 24 uur per week. Bij goed functioneren behoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden;  
• een salaris van maximaal € 3.545,12 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 8); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; NB POB geldt alleen voor contracten van langer dan zes maanden. 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Heleen van Duursen, plaatsvervangend chef kabinet cvdK , (06) 43 24 64 10,

of bel/app met Marian Schinkel , adviseur werving & selectie, telefoon (06) 40 46 93 73. 

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 10 juni 2022.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                     

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bestuurs- en Directieondersteuning en Opgaven (BDO) adviseert en ondersteunt het bestuur en de directie van de provincie Utrecht. Als domein kennen we een aantal kernopgaven: ondersteuning van de commissaris van de Koning bij de uitvoering van zijn rijkstaken; advisering over bestuurlijke aangelegenheden; coördinatie op de activiteiten in Europa; ondersteuning van het bestuur en management; (corporate) communicatie; en de uitvoering van interbestuurlijk toezicht. Wij denken strategisch, zijn betrouwbaar en kritisch in onze advisering en ondersteuning. Voor het aansturen van complexe opgaven leveren wij ervaren mensen.

Het kabinet van de commissaris van de Koning (cvdK) bestaat uit vijftien enthousiaste medewerkers die de cvdK op een proactieve, strategische en kwalitatief hoogwaardige manier adviseren bij de uitoefening van diens rijkstaken, de invulling van diens rol als boegbeeld van de provincie en van de topregio Utrecht.

De rijkstaken van de cvdK zijn onder meer: burgemeestersaangelegenheden (adviseren cvdK en  beleid ontwikkelen), het afleggen van gemeentebezoeken, advisering Koninklijke onderscheidingen en Predicaten en het toezicht houden op en ontwikkelen van beleid met betrekking tot de crisisbeheersingsorganisatie en de aanpak van georganiseerde ondermijnende criminaliteit.

Als boegbeeld van de provincie Utrecht vervult de cvdK representatieve taken, waaronder ontvangsten van leden van het Koninklijk Huis.