Administratief medewerker Cultuurfonds Utrecht

Heb jij affiniteit met de kunst-, cultuur- en natuursector in de provincie Utrecht? Ben jij klantgericht, nauwkeurig, een administratief wonder en hou je van het stroomlijnen van processen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen? 

Jij bent het visitekaartje van het Cultuurfonds Utrecht richting de klanten en zorgt voor de afhandeling van de aanvragen die worden ingediend. Jij houdt onze administratie bij en komt met ideeën over hoe we onze processen kunnen optimaliseren. Je zorgt voor de organisatie en ondersteuning van de commissie- en bestuursvergaderingen.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het beantwoorden van e-mails en telefoontjes van aanvragers,
• Het registreren van de aanvragen die binnenkomen, nagaan of de aanvragen compleet zijn en indien nodig het opvragen van extra informatie en checken of de organisatie voldoet aan de richtlijnen van het fonds.
• Het verwerken van de binnengekomen betaalverzoeken.
• Ondersteuning bieden aan de collega’s bij de advisering, het versturen van besluitbrieven, administratieve afhandeling van nieuwe of vertrekkende commissie-, en bestuursleden en het inplannen, organiseren en faciliteren van vergaderingen.

Wie zoeken wij?

Je bent een enthousiaste en betrokken collega. Je bent secuur, consciëntieus, kan goed omgaan met piekbelasting en je kunt overweg met een grote diversiteit aan mensen. Klantgerichtheid staat bij jou hoog in het vaandel en je hebt een positieve en leergierige instelling. Je hebt digitale systemen snel onder de knie en vindt het leuk om in teamverband te werken. Je kunt heel nauwkeurig registreren, administreren en je hebt hier ook plezier in. Tot slot weet je veel taken in je werktijd af te ronden en vind je het leuk om veel tijd achter de computer door te brengen.

Functie-eisen
Je hebt/bent:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Een grote schat aan digitale vaardigheden;
• Nauwkeurig, stressbestendig en effectief;
• Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden in de Nederlands taal;
• Je kunt goed zelfstandig werken en je vindt het fijn om ook samen te werken.
• de 20 werkuren per week moeten ingezet worden op tenminste 4 werkdagen (liefst 5) per week.

Op maandag werken we als team op kantoor. Daarnaast is deze functie erg geschikt om, als je dat wilt, (gedeeltelijk) thuis te werken.

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 20 uur per week met uitzicht op verlenging tot 31-12-2025. Deze functie is nieuw en er is financieel budget tot en met 2025. We hopen dat we daarna voor deze functie ook budget vrij kunnen maken;  
• een salaris van minimaal € 2.448,23 en maximaal € 3.439,83  bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 7); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;  
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.                                                                                                                           

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Jenny Booms, secretaris Cultuurfonds Utrecht, telefoon: 06 24 87 40 28. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Henny Willems, adviseur werving & selectie en mobiliteit, 06 - 38 57 32 85 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 2 juni.

Kandidaten die eerder op deze functie gesollciteerd hebben hoeven niet opnieuw te solliciteren.

Wij ontvangen graag een CV en motivatiebrief. Je kunt je brief richten aan Heleen van Duursen.

De CV selectie vindt plaats op 3 juni.  De eerste rondegesprekken vinden plaats op woensdag 12 juni. 

Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Cultuurfonds Utrecht

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Cultuurfonds is het grootste particuliere cultuurfonds in Nederland en ondersteunt projecten, activiteiten en instellingen met als doel cultuur en natuur in Nederland te bevorderen. De werkterreinen van het Cultuurfonds zijn onderverdeeld in: Beeldende kunst, Geschiedenis & Letteren, Monumentenzorg & Erfgoed, Muziek, Natuur en Theater, Dans & Film. Het Cultuurfonds bestaat uit een landelijk bureau, gevestigd te Amsterdam en 12 provinciale afdelingen. De provinciale afdelingen zijn ondergebracht bij de provincies en de commissarissen van de Koning (cvdK) zijn, als nevenfunctie q.q., voorzitter van het bestuur van hun provinciale afdeling.

Het Cultuurfonds Utrecht heeft jaarlijks een budget van ca. €800.000 om te besteden aan projecten en investeringen in de provincie Utrecht. Dat budget wordt gevormd door inkomsten uit loterijen, rendement op beleggingen, donaties en uit particulier ingestelde fondsen met een specifiek doel. Gemiddeld worden er ieder jaar zo’n 200 projecten ondersteund.
Het Utrechtse bestuur is formeel verantwoordelijk voor de Utrechtse bestedingen, eigen initiatieven en projecten in de provincie. Daarnaast beschikt de afdeling Utrecht over een adviescommissie bestaande uit deskundigen met elk een eigen expertise. Deze adviescommissie komt viermaal per jaar bijeen en adviseert over lopende projecten en beslist over het toekennen of afwijzen van bijdragen.
Naast het afhandelen van ondersteuningsverzoeken ontplooit het Cultuurfonds Utrecht ook een aantal eigen initiatieven. Het gaat hierbij om projecten en samenwerkingen met andere partijen gericht op het ondersteunen van cultuur en natuur in brede zin. Enkele voorbeelden hiervan zijn UP:Next, de beurs voor Utrechtse popmuzikanten en de KIEM-regeling, om kleinschalige natuurprojecten te ondersteunen.
Het bestuur en de adviescommissie worden dagelijks ondersteund door het secretariaat. Het secretariaat bestaat momenteel uit een secretaris en twee parttime adviseurs. Wegens vervanging en uitbreiding van het team zijn we op zoek naar een secretaris en een administratief medewerker.