    | |
32-40 uur | Schaal 8 | Bepaalde tijd met intentie
Wat ga je doen?
De functie bestaat uit twee onderdelen.
Als eerst ben je secretaresse van de cvdK. Dit is een duobaan, die je samen vervult met de huidige secretaresse. Als secretaresse ben je de spin-in-het-web, waarbij het voor jou heel normaal is om overzicht te houden. Je bent accuraat, werkt efficiënt en je kunt goed samenwerken. Je bent stressbestendig en je vindt het geen probleem als er op het laatste moment wijzigingen in de agenda moeten worden doorgevoerd. Je kunt goed prioriteiten stellen en je weet veel werk in weinig tijd af te ronden.
Taken zijn bijvoorbeeld:
- Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de cvdK en beheert de mailbox;
- Je bent secretaris van de staf en je houdt overzicht wie welk werkbezoek voorbereid;
- Je organiseert diverse evenementen voor de cvdK vanuit het kabinet;
- Je zorgt voor allerlei hand- en spandiensten die op een dag voorbij komen;
Daarnaast ben je secretaresse van de kabinetschef. Ook dit is een duobaan, waarbij je samenwerkt met de huidige secretaresse. Hierbij horen bijvoorbeeld de volgende taken:
- Je beheert de agenda van de chef van het kabinet en de plaatsvervangend chef;
- Je verzorgt de volledige administratieve afhandeling van burgemeestersvacatures;
- Je verzorgt felicitatiebrieven die de cvdK jaarlijks verstuurt aan (huwelijks)jubilarissen (zoals 60-jarige huwelijken en 100-jarigen) en mensen die een Koninklijke onderscheiding hebben gekregen;
- Je regelt de financiën van het kabinet cvdK;
De taken worden in afstemming verdeeld.
Deze functie is een nieuwe functie die is ontstaan door een toename van taken en een vermindering van het aantal werkuren van de huidige secretaresses. Omdat je voor beide rollen samen met iemand een functie vervult, zijn samenwerking en afstemming onderling erg belangrijk. Daarnaast moet je goed kunnen overdragen en het geen probleem vinden om een taak halverwege op te pakken.
Wie zoeken wij?
Je bent resultaatgericht en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je kunt goed overzicht houden en je bent accuraat. Bij tijdsdruk ben je in staat om je werkzaamheden goed uit te voeren. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en je kunt goed plannen en organiseren. Tot slot ben je digitaal vaardig en weet je veel werk in weinig tijd te verzetten.
Functie-eisen:
- •Ervaring als secretaresse, ervaring op een soortgelijke positie (werken voor een bestuurder) is een pré;
- Goed kunnen plannen en organiseren;
- Het vermogen om onder stress goed te functioneren;
- Je bent nauwkeurig en consciëntieus;
- Je weet van aanpakken, je kunt goed afstemmen en je bent je ervan bewust dat je in een duobaan gaat functioneren.
- Ervaring met werken bij de overheid is een pré
- Wij gaan ervanuit dat je (grotendeels) vakantie neemt tijdens het reces.
Wat bieden wij?
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder.
We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.
De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.
Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:
- een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 tot 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
- een salaris van maximaal €3.877,87,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 8);
- een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
- 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband;
- een goede pensioenopbouw;
- een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; NB POB geldt alleen voor contracten van langer dan zes maanden.
- de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.
Contactinformatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Heleen van Duursen, plaatsvervangend chef van het kabinet van cvdK, telefoon 06 – 43 24 64 10
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Amina Lahrouchi, adviseur werving & selectie en mobiliteit, telefoon (06) 25 73 59 80 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.
Solliciteren
Ben je geïnteresseerd, dan kan je reageren tot en met 19 maart 2023!
We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.
Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.
Wie zijn wij?
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.