Betrokken domeinsecretaris

Ben jij in je werk een betrokken collega en zit organiseren en adviseren jou in je bloed? Houd je ervan om een spin in het web-functie te vervullen in een domein dat dicht tegen het bestuur aan opereert en ook buiten van betekenis is? En krijg jij energie van het onderzoeken van nieuwe zaken en taken?

Dan hebben wij een mooie rol voor jou!

Wat ga je doen? 

Algemeen;

Als secretaris van het domein Strategie en Bestuur (S&B) heb je een brede rol. Je bent de rechterhand van de directeur als het gaat om de ontwikkeling van het domein als geheel. Je bent nauw betrokken bij de ontwikkeling van het Management Team (MT) en het domein. Je zoekt in afstemming met het MT naar een integrale benadering van deze ontwikkeling, je denkt in mogelijkheden en kansen en maakt gemakkelijk verbinding met collega’s. Daarnaast haal je energie uit het verder onderzoeken en waar nodig realiseren van nieuwe ontwikkelingen, zoals de rol van een in te richten Stafbureau. De directeur van het domein en tevens loco-secretaris van de organisatie als geheel is ook verantwoordelijk voor het programma Bestuur. Snel begrip van dit programma is jou toevertrouwd. Deze rol kent enerzijds een aantal vaste taken en anderzijds een aantal tijdelijke taken waarbij je kwartier kunt maken. Het is denkbaar dat na deze fase een aantal taken bij de domeinsecretaris belegd gaan worden.

Taken;

• Vervullen van de secretarisrol van het MT waarbij je gevraagd en ongevraagd hands on ondersteunt, organiseert, bewaakt en adviseert bij vraagstukken die de management- en beleidscyclus, het domeinplan en de (integrale) processen raken. Waar nodig pak je zelf zaken op.
• Proactief adviseren en ondersteunen van de directeur en het MT bij vraagstukken die de processen, organisatie en samenwerking aangaan.
• Verbinder naar de (collega secretarissen van de) andere domeinen zodat waar nodig tijdig afstemming en verbinding op dossiers en processen plaatsvindt.
• Regisseren van de domeinbijeenkomsten die we een paar keer per jaar met elkaar houden.
• Participeren in ontwikkelvraagstukken binnen teams van S&B, als ook van het domein als geheel.
• Namens het domein participeren in organisatie brede ontwikkelingen.

Specifiek voor de kwartiermaker fase;

• Inrichten taken van het Stafbureau van S&B en Concern Control (CCO), waarbij de nadruk ligt op de (werk)processen van het domein, de verbinding met de medewerker informatievoorziening en de linking pin naar de stafbureaus van de andere domeinen.
• Faciliteren doorontwikkeling domein (ontwikkelagenda MT).
• Onderzoeken of en zo ja wat de rol van secretaris kan zijn in het proces bestuurlijke stukkenstroom en dan specifiek het proces stroomlijnen van het portefeuillehouder overleg.

Wie zoeken wij?

Dit ben jij;

• Verbinder met focus, zowel proces- als resultaatgericht;
• Proactief, zelf organiserend en met doorzettingsvermogen;
• Probleemoplossend, enthousiasmerend en overtuigend;
• Benaderbaar, betrokken en organisatiesensitief.
• Teamplayer
• Politiek bestuurlijke antenne
• Je schakelt heel gemakkelijk tussen het bestuurlijke, strategische en operationele werkveld.

Dit breng je mee;

• Wo-werk- en denkniveau met minimaal een afgeronde hbo-opleding;
• Minimaal 5 jaar werkervaring binnen de overheid in een soortgelijke functie;
• Inzicht in en affiniteit met bestuurlijke en organisatorische krachtenvelden;
• Kennis van (of affiniteit met) van financiële processen en producten P&C cyclus;
• Een organisatietalent dat gemakkelijk schrijft, zaken verbindt en schakelt tussen strategie en operatie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;   
• een salaris van minimaal € 4.799,63 en maximaal € 6.783,53 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (schaalniveau 12); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van € 6.000,- per vijf jaar;
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marijke de Feijter, domeindirecteur S&B, telefoon (06) 81 34 63 91.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Henny Willems, adviseur werving & selectie, telefoon (06) 38 57 32 85 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 23 maart 2025 voor interne kandidaten en uiterlijk 1 april 2025 voor externe kandidaten.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Jouw plek in de organisatie: domein Strategie en Bestuur

Je valt onder het domein Strategie en Bestuur. De medewerkers van dit domein adviseren en ondersteunen het bestuur en de directie van de provincie Utrecht. Als domein kennen we een aantal kernopgaven waaronder de (juridische) advisering en ondersteuning van bestuur en management, corporate communicatie, advisering over bestuurlijke aangelegenheden, coördinatie op de activiteiten in Europa en ook inzet op complexe concernopgaven en -vraagstukken.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.