Bureausecretaris sitebureau Werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Een echte spin in het web bij elk project!

Wat ga je doen? 

Het sitebureau ondersteunt de provincies met de verantwoordelijkheid om het UNESCO Werelderfgoed Hollandse Waterlinies in stand te houden. Dat doet het voor onderwerpen waar eenheid en gezamenlijkheid voor nodig is. Dat geldt onder voor de marketing en promotie, de bescherming en het beheer. Samen met het hoofd en de secretariële ondersteuner faciliteer je het sitebureau zodanig dat de beoogde resultaten bereikt worden.

Jouw focus ligt op een soepel lopende bedrijfsvoering. Daardoor zorg jij er voor dat de mede­werkers van het sitebureau hun werk kunnen doen zonder zorgen over financiën, voor­berei­dingen van bijeenkomsten, interne procedures.

De vaste kern van het sitebureau wordt gevormd door:

• de coördinator werkgroep Beschermen
• de coördinator werkgroep Uitdragen
• de projectmedewerker Uitdragen
• de projectondersteuner van het bureau
• de bureausecretaris
• hoofd sitebureau HW

Je bent een verbindende en sociale persoonlijkheid en draagt actief bij aan de collegiale ‘warmte’ van het bureau. Waar nodig initieer je met hoofd sitebureau bijstellingen in de organisatie en de werkwijze om in te spelen op veranderende omstandigheden.
Een deel van je werk bestaat uit het voorbereiden en organiseren van werkbijeenkomsten en vergaderingen voor sitebureau, het Linieteam, het Managementteam en de Gemeenschappe­lijk Orgaan (bestuurders). Je assisteert het hoofd sitebureau in zijn rol van secretaris van het Managementoverleg en de Gemeenschappelijk Orgaan. Je bent zelf secretaris van het Linie­team.

Jij hebt hiervoor de regie, plant en neemt initiatief. De voorbereiding omvat het tijdig gereed hebben van agenda’s en notities. De inhoudelijke input krijg je van het hoofd, coördinatoren of anderen voor wie je de bijeenkomsten voor­bereidt. Naast jouw regie is jouw in­houde­lijke input ook zeer welkom. De secretariële ondersteuner ondersteunt jou bij de praktische kant van het organiseren, bijv het regelen van faciliteiten.

Verder voer jij de regie op het tijdig en juist doorlopen van de Planning &Control-cyclus. Jij zorgt ervoor dat het GO binnen de wettelijke termijnen de ver­plich­te besluiten kan nemen over de jaarlijkse Kadernota, de Begroting en jaarstukken. Als regisseur zorg je voor plan­ning, neem je het initiatief, bereidt je besluitvorming voor en zorg je voor aanlevering bij een toezichthouder of voor publicatie. Je stelt in samenspraak met het hoofd de concepten op en zorgt dat deze op tijd in de juiste vergaderingen worden ingebracht. Jij onderhoudt voor de P&C-zaken actief het contact met de interne collega’s van financiën, de externe accountant en het externe en ondersteunende adviesbureau, stuurt hen aan en bent voor hen het eerste aan­spreekpunt.

Samen met de secretariële ondersteuner zorg je voor vastlegging, uitvoering en bewaking van de afspraken over personeelsinzet en financiering van het bureau. Een aantal keer per jaar zorg je voor een financieel overzicht van de uitgaven van de middelen in relatie tot de begro­ting. Je zorgt dat de financiële afdeling tijdig de informatie beschikbaar heeft voor de externe accountant. Je levert een belangrijke bijdrage aan de werkplanning en de bewaking hiervan en de verantwoording en rapportage. 
Verder ben jij ons gezicht bij en eerste aanspreekpunt voor de collega’s van de provincie Utrecht die ons met hun dienstverlening helpen. Met Utrecht hebben wij een dienstverlenings­overeen­komst voor bijvoorbeeld inkoop/inhuur, aanbesteding, subsidie, juridisch advies en perso­neels­beleid, en accountantscontrole. Jij zorgt ervoor dat de samenwerking met de dienst­verleners bij Utrecht soepel verloopt en zorgt waar nodig voor verbetering.

Te behalen resultaten:

• Je bent de rechterhand van het hoofd sitebureau;
• Je regelt de organisatorische randvoorwaarden voor een soepel draaiend sitebureau;
• Je hebt overzicht over de uitvoering van het jaarlijkse werkplan;
• Je zorgt er voor dat administratie en financiën op orde zijn;
• Je zorgt voor tijdige verantwoording en rapportage (P&C);
• Je helpt het hoofd mee met een heldere organisatie van het werk;
• Je hebt overzicht over de omgeving van het sitebureau en zorgt voor verbinding daarmee;
• Je vormt het eerste aanspreekpunt voor en geeft opdrachten aan de dienstverleners van centrumprovincie Utrecht, accountant en adviesbureau’s voor de bedrijfsvoering.

Wie zoeken wij?

Dit werk kun je slecht op afstand doen: een belangrijk deel van je werk doe je in de flexwerk-omgeving op het provinciekantoor te Utrecht. Na een korte inwerkperiode, pak je je eigen taken op. Al snel vind je daarmee je weg in het team en neem je je rol in. Waar nodig zoek en maak je de verbinding met collega’s. Het hoofd sitebureau en de secretariële ondersteuner zijn de collega’s met wie je het meest intensief samenwerkt. Met de coördinatoren van de werk­groepen (Uitdragen en Bescherming) heb je regulier contact. Je onderhoudt eveneens fre­quent contact met collega’s van de betrokken provincies en met name in de provincie Utrecht, want die heb je nodig voor allerhande praktische zaken die voor het sitebureau geregeld moeten (blijven) worden.

• Je hebt een opleiding op HBO of WO-niveau.
• Je hebt ervaring met organiseren; dat zit in je bloed.
• Je bent van veel markten thuis; je hebt een hands on mentaliteit, je pakt aan.
• Je bent niet iemand die niet in de eerste plaats zelf op de voorgrond wil staan, maar je staat wel zodanig stevig in de schoenen dat resultaten bereikt worden.
• Je kunt mensen meekrijgen en enthousiasmeren.
• Je pikt dingen snel op en je reageert op signalen in je omgeving.
• Je kunt improviseren (want soms heb je aan het eind van de dag andere dingen gedaan dan je je had voorgenomen….)
• Ervaring met netwerksamenwerking, gebiedsontwikkeling en programma’s in de ruimtelijke ordening vormen een pré.
• Je hebt ervaring met project- en programmabeheersing en omgevingsmanagement
• Je hebt ervaring met het werken met en voor bestuurders

De belangrijkste competenties voor deze functie zijn:

• Organiseren (plannen, bedenken, ontwikkelen en tot uitvoeren (laten) brengen)
• Samenwerken
• Waarnemen
• Communiceren
• Bestuurlijke sensitiviteit

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 16 tot 24 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 3.385,60 tot maximaal € 4.778,94 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 10); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Bas Nijenhuis-Vesseur, hoofd sitebureau.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Sana Nour Eddin,  adviseur werving & selectie en mobiliteit, telefoon 06 - 25 77 89 81  of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl. Bij gelijke geschiktheid zal de voorkeur uitgaan naar kandidaten die werken bij de provincie Utrecht.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 7 april 2024. 

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De Hollandse Waterlinies zijn in juli 2021 door UNESCO aangemerkt als Werelderfgoed. De Nieuwe Hollandse Waterlinie is toen erkend als uitbreiding van het bestaande werelderfgoed de Stelling van Amsterdam. Gekozen is om het geheel de Hollandse Waterlinies te noemen.

De provincies Gelderland, Noord-Brabant, Noord-Holland en Utrecht zijn gezamenlijk als siteholder verantwoordelijk voor het behoud van dit werelderfgoed. Zij werken hiervoor samen met ander overheden, maatschappelijke organisaties, eigenaren en ondernemers. Voor de bestuurlijke en ambtelijke samenwerking van de provincies is een Gemeenschappelijk Orgaan opgericht.

Het zogenoemde sitebureau maakt deze liniebrede samenwerking mogelijk. Hij zorgt voor coördinatie van de gezamenlijk afstemming of acties voor bescherming, beheer en uitdragen van het werelderfgoed. Ook zorgt hij voor de uitvoering van taken die voor de siteholder gelden, zoals de P&C-cyclus en UNESCO-acties. Het sitebureau coördineert de werkgroepen voor Uitdragen en Beschermen.

Daarnaast bestaat

• het Linieteam. Daarin worden de bestuurlijke vergaderingen voorbereid en vraagstukken op strategischer niveau besproken;
• het Managementoverleg. Deze is verantwoordelijk voor het bewaken van de goede samenwerking en afstemming tussen afgevaardigden uit de provincies en het sitebureau Hollandse Waterlinies. De leden van dit overleg interveniëren waar nodig op concern- en bestuurlijk niveau bij politiek gevoelige, strategische of begrotingsvraagstukken. Boven­dien dragen zij zorg voor het beschikbaar stellen van voldoende personele en materiële inzet vanuit de eigen organisatie en voor borging van voldoende betrokkenheid bij het samenwerkingsverband op concernniveau.
   

Het sitebureau is ondergebracht bij de provincie Utrecht. Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraag­stukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur - de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. De focus van de organisatie ligt op de maatschappe­lijke omgeving. Interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn speer­punten. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers zien we als randvoorwaar­de voor het succes van onze organisatie.