Commissiesecretaris Provinciale Staten Utrecht

Startersfunctie voor Jonge Academici of Hbo'ers

Wil jij een sleutelrol spelen in het hart van de Utrechtse democratie en bijdragen aan het besluitvormingsproces binnen de Provincie Utrecht? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ambitieuze jonge academicus of hbo'er voor de functie van commissiesecretaris.

Wat ga je doen? 

Als commissiesecretaris ben je de rechterhand van een commissiegriffier en ben je verantwoordelijk voor een soepel verloop van de gehele vergadercyclus van jouw commissies. Jouw taken omvatten onder andere het organiseren en faciliteren van vergaderingen, informatiebijeenkomsten en werkbezoeken. Je coördineert diverse processen in afstemming met de betreffende griffier, het secretariaat van Gedeputeerde Staten, de andere twee secretarissen en collega's uit de ambtelijke organisatie. Je houdt het overzicht voor jouw commissies, stelt de betreffende agenda’s op en draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de vergaderstukken op het Stateninformatiesysteem (het digitale vergadersysteem). Je doet mede het functioneel beheer van het Stateninformatiesysteem. Je fungeert als partner en achtervang voor de andere twee commissiesecretarissen en de Statensecretaris (de rechterhand van de Statengriffier bij de vergaderingen van Provinciale Staten). In de dynamische wereld van het openbaar bestuur is het van cruciaal belang dat je een toegankelijk en betrouwbaar aanspreekpunt bent voor de Statenleden. Je informeert hen actief via diverse kanalen, waaronder MS-teams.

Verantwoordelijkheden:

• Coördineren, organiseren en faciliteren van commissievergaderingen.
• Onderhouden van contacten met Statenleden, commissieleden, fractiemedewerkers, insprekers en collega’s van de ambtelijke organisatie.
• Bijdragen aan de organisatie van informatieve sessies, werkbezoeken en bijeenkomsten gerelateerd aan jouw commissie.
• Kritisch meedenken over nieuwe en lopende processen.
• Informatie beschikbaar stellen en toegankelijk houden.
• Aanspreekpunt zijn voor alle zaken rond jouw commissies.

Wie zoeken wij?

• Recent afgeronde academische of hbo-opleiding, bij voorkeur op het terrein van het openbaar bestuur of politiek.
• Interesse in politiek, bestuur en besluitvormingsprocessen; politiek sensitief.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve en meedenkende houding.
• Een ster in plannen en organiseren.
• Teamspeler met het vermogen zelfstandig te werken.
• Geen 9-17 mentaliteit. Je bent beschikbaar op woensdag (ook in de avond), de vaste vergaderdag.
• Flexibel en in staat om snel in te spelen op de politieke dynamiek.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

Een uitdagende startersfunctie met mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Betrokkenheid bij relevante en maatschappelijk impactvolle besluiten.

Een stimulerende werkomgeving in een klein en gezellig team, met veel ruimte voor eigen initiatief.

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;   
• een salaris van minimaal € 3.099,65 en maximaal € 4.370,42 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 9); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;   
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.                                                                                                                              

Contactinformatie

Voor vragen over de functie kun je terecht bij Karin Peters, de Statengriffier (06 18300606). Over de procedure kun je bellen met Amina Lahrouchi, adviseur werving en selectie (06 25735980) of mailen naar matchpoint@provincie-utrecht.nl

Solliciteren

Ben jij klaar om je carrière te starten als Commissiesecretaris bij de Provincie Utrecht? Reageer dan voor vóór 19 januari 2024 met je CV en motivatiebrief. Ben je geïnteresseerd, wacht dan niet tot 19 januari, met geschikte kandidaten gaan we graag eerder in gesprek.

Wij kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen en met je kennis te maken!

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Provinciale Staten van de provincie Utrecht:

Provinciale Staten zijn de 49 volksvertegenwoordigers van de provincie Utrecht. Zij zijn in maart 2023 verkozen tijdens de Provinciale Statenverkiezingen. Een aantal partijen heeft een coalitie gevormd. De Staten hebben vervolgens het college van Gedeputeerde Staten (GS) aangesteld. Zij vormen samen met de Commissaris van de Koning het dagelijks bestuur. Dit college maakt voorstellen, voert besluiten uit en legt verantwoording af. Provinciale Staten controleren of deze besluiten goed worden uitgevoerd en stellen het beleid op hoofdlijnen vast. Daarmee zijn Provinciale Staten het hoogste bestuursorgaan van de provincie.

De Statengriffie:

De Statengriffie is dé kritische bondgenoot van Provinciale Staten. Als eerste adviseur geven wij gevraagd en ongevraagd advies en belichamen wij de ambtelijke ondersteuning. Wij dragen er proactief aan bij dat Provinciale Staten een stevige rol spelen in het bestuur van de provincie. Wij zijn daarnaast een ambassadeur van de Staten die waakt voor een zorgvuldig besluitvormingsproces. Zonder tegenwicht aan het dagelijks bestuur van Gedeputeerde Staten ontstaat er geen evenwicht. En dat is nodig voor een goed bestuur.

De Statengriffie is een klein team, bestaande uit 10 personen, onder leiding van de Statengriffier. De Statengriffie heeft veel contact met Provinciale Staten, het college van GS, de Commissaris van de Koning en de ambtelijke organisatie.