Secretaresse voor het college van Gedeputeerde Staten

Ben jij flexibel en de nuchterheid zelve? Voor ons secretariaat van Gedeputeerde Staten (GS) zijn wij op zoek naar versterking!

Wat ga je doen? 

Samen met je collega’s van het GS-secretariaat zorg je ervoor dat de agenda’s van onze gedeputeerden gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen betrokken team maar ook met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.  Jij bent er verantwoordelijk voor om de gedeputeerden uitstekend te ondersteunen op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseurs en de woordvoerders van de gedeputeerden. Samen met hen én jouw overige collega’s binnen het GS-secretariaat geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben. 
Als er iets onverwachts gebeurt is dat voor jou geen probleem, want snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. 

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerden. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerden, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen. Met de collega’s van het GS secretariaat maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte van de gedeputeerden, zodat je de voor hen passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Wie zoeken wij?

Je bent flexibel en kunt je nieuwe situaties snel eigen maken. Je bent initiatiefrijk, behulpzaam in de omgang en je staat stevig in je schoenen. Je durft beslissingen te nemen en haalt plezier uit uitdagingen maar kan ook goed omgaan met stressvolle situaties.  Je haalt voldoening uit de ondersteuning van de gedeputeerden en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je kunt snel schakelen en hebt een flexibele instelling. Je beschikt over de benodigde sensitiviteit om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en stellen van prioriteiten. Samenwerking, betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

Verder beschik je over

• De benodigde vakinhoudelijke kennis om deze rol goed uit te voeren; het secretaresse vak kent voor jou geen geheimen;
• Minimaal 5 jaar werkervaring als secretaresse in een bestuurlijk sensitieve omgeving;
• Je hebt een afgeronde opleiding op MBO niveau 4, bij voorkeur in secretariële richting;

Heb je ook al ervaring in een rol als bestuurssecretaresse en/of binnen de overheid, dan is dat mooi meegenomen.

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 20 tot 24 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 2.754,89 tot maximaal € 3.877,87 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 8); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd; 
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Jenny van den Heuvel, teamleider TOS, via (06) 222 32 664. 

Meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Else Groenendijk, adviseur werving en selectie, via app of telefoon (06) 185 87 956.

Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageren kan tot en met 22 november 2023. Interne kandidaten kunnen reageren tot en met 8 november.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.