Coördinator backoffice UtrechtAcademie

Help jij mee met de ontwikkeling van de UtrechtAcademie? En het soepel laten lopen van de dienstverlening aan collega’s, deelnemers en de samenwerking met in- en externe trainers?

Je bent hier bezig met iets belangrijks

Als coördinator van de backoffice bij onze UtrechtAcademie ben jij de spin in het web als het gaat om alle organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom ons aanbod van trainingen en cursussen. Je zorgt voor een juiste inrichting en optimalisatie van de achterliggende processen. Begin 2024 gaan we van start met een nieuw Learning Management System (LMS), waarbij jij in de implementatie ook een belangrijke rol speelt.

Je houdt je verder bezig met:

• Coördineren van de activiteiten op gebied van leren & ontwikkelen, denk aan het regelen van een zaal, catering, communicatie richting deelnemers en trainers, verwerken van nieuwe trainingen, versturen van evaluatieformulieren en het verwerken van de ontvangen feedback op een training;
• Communicatie en promotie van de activiteiten van de UtrechtAcademie
• Ontvangen van trainers/sprekers en klaarleggen van alle materialen in de zaal.
• Beheer en onderhoud van content op de (nu nog) sharepointpagina van de UtrechtAcademie
• Verzamelen van informatie voor allerlei soorten rapportages

Je werkt nauw samen met een collega bij de backoffice, de kwartiermaker van de UtrechtAcademie en een team van (senior) adviseurs leren & ontwikkelen. Je werkdagen (thuis/op kantoor) stem je af met collega’s zodat altijd iemand aanwezig is op kantoor. Het team UtrechtAcademie is onderdeel van de afdeling HR & Organisatie.

Wat vragen we van jou?
Je bent organisatorisch sterk,  werkt zorgvuldig en bent oplossingsgericht. Je bent een zelfstarter en kunt met humor omgaan met chaos en druk. Je bent communicatief vaardig en hebt voldoende mensenkennis in huis. Je kunt een trekkersrol vervullen en voorstellen doen voor nieuwe of aanpassing van bestaande werkprocessen van de backoffice. Je bent digi-vaardig en kunt goed werken met digitale platforms als SharePoint, Teams en OneDrive.

Verder neem je mee:

• een afgeronde MBO-opleiding
• minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner of -medewerker.
• ervaring met een Learning Management System (LMS) is een pré

Je werk levert iets moois op. Voor anderen én jezelf!

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 24 tot 32 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd; 
• een salaris van minimaal 3.099,66 en maximaal  4.370,72  bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 9); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd; 
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Esther Boiten, Kwartiermaker UtrechtAcademie, telefoon 06 183 00 521.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Mohamed Bouazza, adviseur werving & selectie, telefoon 06 26897854 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 07 januari 2024 . De ee eerste gesprekken vinden plaats op 11 januari 2024

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.

Wij willen een lerende organisatie en een aantrekkelijke werkgever zijn. Daarin is de ontwikkeling van medewerkers belangrijk. Niet alleen omdat onze omgeving en een ambitieus coalitieakkoord van ons vragen dat we ons blijven ontwikkelen. Ook omdat we erin geloven dat investeren in de ontwikkeling van medewerkers bijdraagt aan hun werkplezier en betrokkenheid. Dat vraagt aandacht voor ontwikkeling, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van alle medewerkers, vanaf de eerste tot de laatste werkdag.

In 2019 is besloten een Utrecht Academie op te richten om op een meer gestructureerde wijze en met meer focus, aandacht te besteden aan leren en ontwikkelen binnen de organisatie..

Het project Utrecht Academie heeft tot doel om

1. het huidige aanbod van opleidingen, trainingen en leerinterventies door te ontwikkelen tot een aantrekkelijk en steeds actueel aanbod dat past bij organisatie- en ontwikkeldoelen en bijdraagt aan het organisatieresultaat,
2. collega’s te ondersteunen en stimuleren om, goed uitgerust voor hun rol en taken, met plezier en betrokkenheid hun werk doen en te leren van elkaar en van hun werk.

Het resultaat van het project is een werkend organisatieonderdeel dat als leer/werkplaats medewerkers en managers van de provincie Utrecht faciliteert en stimuleert om te leren en ontwikkelen. Inmiddels is ook bekend dat het project UtrechtAcademie een vaste plek krijgt binnen de organisatie