secretaresse bedrijfsvoering/vervangend directiesecretaresse

Wat ga je doen? 

Je gaat aan de slag binnen het secretariaat van de domeinen Bedrijfsvoering (BDV) en Bestuurs- en directieondersteuning (BDO). Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega’s binnen het secretariaat voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je bent hierin proactief en neemt het initiatief.

Tijdens afwezigheid wegens ziekte, verlof of vakantie van de directiesecretaresse treedt jij op als de vaste vervanger op het directiesecretariaat. Je neemt op dat moment volledig de rol van directiesecretaresse over.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
• Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;
• Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider;
• Bij vervanging op het directiesecretariaat werk je 1 op 1, waarbij de focus ligt op het inspelen op de behoefte van de algemeen directeur.

Wie zoeken wij?

Als onze nieuwe collega ben je klantvriendelijk, betrouwbaar, bestuurlijk sensitief en representatief. Je hebt een proactieve en professionele houding en je staat stevig in je schoenen. Je denkt mee met het werkproces en de praktische toepassing hiervan. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft en je kunt snel schakelen. Je bent stressbestendig en kunt omgaan met wisselende werkdruk. Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen.

Daarnaast beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en ben je flexibel.

Verder neem je mee:

• Een afgeronde secretariële opleiding;
• Enkele jaren aantoonbare werkervaring als secretaresse;
• een groot zelfstartend vermogen, je bent initiatiefrijk en handelt proactief;
• een hulpvaardige instelling, en een gezonde dosis assertiviteit;
• Kennis en ervaring met MS-Office applicatie en iBabs;
• Een beschikbaarheid van minimaal 4 dagen, waaronder de woensdag en vrijdag.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons in jouw motivatiebrief!

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 tot 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van maximaal € 3.439,83 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 7); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd; 
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.                                                                                                                               

Contactinformatie

Misschien wil je eerst nog wat meer weten? Geen probleem, voor extra informatie over deze functie kun je contact opnemen met Henk Heijnemans, waarnemend teamleider TOS, telefoon 06-183 00 470.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Else Groenendijk, adviseur werving & selectie, telefoon of app 06 185 87 956.
 

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Wacht dan niet met reageren, we gaan graag al eerder in gesprek. Je kunt reageren tot en met 31 oktober 2023.

• We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    
• Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.
• Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen we niet op prijs.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Binnen het domein BDV is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);
• Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;
• Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MT BDV en het portefeuillehouders-overleg financiën en organisatie;
• Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.