Medewerker kabinet van de commissaris van de Koning

Voor de afdeling Kabinet van de commissaris van de Koning (cvdK) zijn wij op zoek naar een nieuwe medewerker. Ben jij accuraat en ben je goed in agendabeheer? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen? 

Het takenpakket van de medewerker kabinet is breed en afwisselend. Taken zijn onder meer:

• Je beheert de agenda van de plaatsvervangend chef kabinet (als secretaresse); accuratesse, efficiënt werken en het kunnen omgaan met geheime informatie zijn daarbij sleutelwoorden;
• Je doet, in nauwe samenwerking met je collega en de kabinetschef, de administratieve afhandeling van burgemeestersvacatures. Dit betreft alle correspondentie met kandidaten voor het burgemeestersambt en het uiterst zorgvuldig doorlopen van deze procedures, die vrijwel geheel onder wettelijke geheimhouding vallen;
• Je verzorgt ongeveer 1500 felicitatiebrieven die de cvdK jaarlijks verstuurt aan (huwelijks)jubilarissen (zoals 60-jarige huwelijken en 100-jarigen) en mensen die een Koninklijke onderscheiding hebben gekregen;
• Je regelt de financiële administratie van het kabinet;
• Je verzorgt overige (secretariële) werkzaamheden op het kabinet.

Het secretariaat bestaat uit drie personen: de secretaresse van de cvdK, de secretaresse van de kabinetschef (deze vacature) en de bestuurssecretaresse van de cvdK & kabinetschef. Als jij onze nieuwe collega wordt, ga je nauw samenwerken met beide collega’s, waarbij afstemming en overdracht van groot belang is.

Wie zoeken wij?

Je bent resultaatgericht en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent accuraat, hebt oog voor detail en je bent goed in staat om onder tijdsdruk te werken. Ook vind je het leuk om administratieve werkzaamheden te verrichten. Je bent een ster in complex agendabeheer. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Daarnaast vind je het leuk om het grootste deel van je werkweek op kantoor te werken. Tot slot kun je goed en efficiënt afstemmen met je collega’s en voel je een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het afronden van de taken.

Wat breng je mee:

• Kennis en ervaring op het gebied van secretariële en/of administratieve werkzaamheden;
• MBO werk- en denkniveau;
• Een passende opleiding is een pré;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Het vermogen onder stress goed te functioneren;
• Je kunt goed zelfstandig werken en problemen oplossen;
• Je kunt goed werken binnen vastgestelde processen en procedures, waarbij verbeter-ideeën altijd welkom zijn.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons in jouw motivatiebrief!

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 28 tot 36 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd; 
• een salaris van minimaal € 2.754,89 maximaal € 3.877,87,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 8); 
• voor een geschikte kandidaat die nog niet aan alle eisen voldoet, kan een aanloopschaal (schaal 7) van toepassing zijn;
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;  
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Heleen van Duursen, plaatsvervangend chef van het kabinet via 06 43 24 64 10.

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Amina Lahrouchi, adviseur werving & Selectie via 06 25 73 59 80 of matchpoint@provincie-utrecht.nl

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 14 januari 2024.
Van 25 december 2023 tot en met 7 januari 2024 is Heleen afwezig. Je kunt bij vragen telefonisch contact opnemen met het secretariaat cvdK via 06 39 63 23 06.

De CV-selectie vindt op 15  januari 2024. De gesprekken staan gepland op woensdag 24 januari 2024.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het kabinet van de commissaris van de Koning (cvdK) bestaat uit enthousiaste medewerkers die de cvdK op een proactieve, strategische en kwalitatief hoogwaardige manier adviseren bij de uitoefening van diens rijkstaken, de invulling van diens rol als boegbeeld van de provincie en van de topregio Utrecht.