Goed bezig als Secretaresse en vervangend directiesecretaresse M/V/X 

Jouw dagen zijn heel afwisselend omdat je vooruit denkt en steeds ziet wat er morgen, volgende week of volgende maand moet gebeuren.

Ben jij graag het centraal aanspreekpunt die ervoor zorgt dat het domeinsecretariaat soepel draait? En heb je 32 tot 40 uur per week tijd en zin om een hele leuke overheidsorganisatie daarbij te ondersteunen? Dan kan de provincie Utrecht je hulp goed gebruiken. Als secretaresse en plaatsvervangend directiesecretaresse ben je op dagelijkse basis verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële ondersteuning van het domein bedrijfsvoering.

Je bent hier bezig met iets belangrijks

Bij de provincie Utrecht zijn we altijd bezig met belangrijke en actuele maatschappelijke vraagstukken. Door de balans te zoeken tussen groei en groen, vergroten we de aantrekkelijkheid van onze provincie. En zorgen we voor een gezonde en duurzame leefomgeving. We willen dat iedereen hier fantastisch woont, werkt en leeft. Jouw rol is daar belangrijk bij, want met jouw kennis en ervaring op secretarieel gebied draag jij bij aan een goed functionerende provincie die al deze vraagstukken kan aanpakken.

Dat vraagt wat van je

Jij maakt het leven van de diverse teamleiders en domeinmanagers, de directie en de GS secretariaten elke dag een beetje makkelijker, waardoor zij zich kunnen richten op hun primaire taken. Je gaat aan de slag binnen het secretariaat  van de domeinen Bedrijfsvoering (BDV) en Bestuurs- en directieondersteuning (BDO).

Je zorgt samen met jouw collega’s binnen het secretariaat voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je neemt hierin graag ook het initiatief. Je bent ook het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.

Tijdens afwezigheid wegens ziekte, verlof of vakantie van de directiesecretaresse treedt jij op als de vaste vervanger op het directiesecretariaat. Je neemt op dat moment volledig de rol van directiesecretaresse over.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
• Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;
• Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Kennis en ervaring

Je bezit een grote mate van zelfstandigheid. Jij bent klantvriendelijk, betrouwbaar en representatief. Je voelt je verantwoordelijkheid voor het functioneren van de afdeling en pakt eigenaarschap. Als er knelpunten dreigen te ontstaan, voel je aan welke belangen er spelen en weet je wie je waarvoor moet hebben.

Jij houdt altijd overzicht, bent geordend en beleeft er plezier aan om dingen te regelen.

Je denkt mee met het werkproces en de praktische toepassing hiervan.  Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft en je kunt snel schakelen. Je bent stressbestendig en kunt omgaan met wisselende werkdruk.

Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen. Ook belangrijk: je kan goed samenwerken in een team en zorgt voor verbinding.

Verder neem je mee:

• Een afgeronde MBO-4 opleiding met aantoonbare ervaring als secretaresse;
• Ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Ervaring met het iBabs is een pre;
• Daarnaast spreek en schrijf je goed Nederlands, Engels is een pre;
• Een beschikbaarheid van 4 dagen waarvan ook op woensdag en vrijdag.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons in jouw motivatiebrief!

Gelukkig levert je werk veel op. Voor anderen én jezelf

Met jouw enthousiasme en probleemoplossend vermogen breng jij het secretariaat samen met de collega’s naar een hoger niveau. 

In ruil voor al dat harde werk krijg je van ons:

• Een contract

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 36-40 uur per week. Met zicht op een vast contract.

• Inkomen

Een salaris in schaalniveau 7. Elke maand krijg je maximaal €3439,83 bruto, op basis van 40 uur per week werken. (Dit is de CAO per 1-1-2023)

• Extra inkomen

Een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris – en je kiest zelf wanneer je dat krijgt.

• Vrijheid

Jaarlijks 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met maximaal 25,5 extra vrije dagen

• Pensioen

Gewoon een goede pensioenopbouw waar de provincie aan meebetaalt.

• Opleiding

Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000 per vijf jaar

• Persoonlijke ontwikkeling

Altijd de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de Utrecht Academie.

• (Openbaar) vervoer en thuiswerken

Je krijgt een vergoeding voor het gebruik van (openbaar) vervoer. We werken best veel thuis tegenwoordig. Daarvoor is een hybride thuiswerkvergoeding beschikbaar, en je mag thuis op onze kosten een Arbo-proof werkplek inrichten.

Kom iets goeds doen, solliciteer

è Direct solliciteren

Misschien wil je eerst nog wat meer weten? Geen probleem, voor extra informatie over deze functie kun je contact opnemen met Alfred Dennebos, teamleider TOS, telefoon 06 211 24 670.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Eddy Marques, adviseur werving & selectie, telefoon 06 462 66 634 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl. 

1. Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.
2. We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het              doelgroepenregister van harte uit om te solliciteren.
3. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen we niet op prijs.
4. Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.