    | |
32 tot 40 uur | Schaal 7 | Bepaalde tijd met intentie tot vast
Ben jij de spin in het web die ervoor zorgt dat het domeinsecretariaat soepel draait ? En ben je daarnaast secuur, communicatief vaardig en werk je graag in teamverband ? Lees dan snel verder.
Wat ga je doen?
Als secretaresse voor het domein Leefomgeving heb je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse ondersteuning. Jij zorgt ervoor dat de teamleiders hun werk goed kunnen doen door hen te ontlasten van secretariële taken. Met jouw collega’s zorg je voor een snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijk je actief naar wat de teamleiders nodig hebben. Binnen de gestelde kaders krijg je ruimte om maatwerk te leveren en kun je inspelen op specifieke verzoeken.
Je dagelijkse taken bestaan uit het verwerken van de post en het afhandelen van telefoongesprekken. Je beheert complexe agenda’s en zorgt ervoor dat alle afspraken nauwkeurig worden gepland. Ook ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en ondersteuning van de wekelijkse portefeuilleoverleggen, zoals het opstellen van de agenda, het maken van verslagen en het plaatsen van documenten in ibabs. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten. Je zorgt dat de teamleiders tijdig beschikken over alle benodigde informatie en bewaakt de voortgang van actiepunten. Correspondentie afhandelen, redigeren en archiveren behoren ook tot jouw taken.
De provincie werkt hybride waarbij het werk deels op kantoor en deels thuis of elders plaatsvindt volgens het principe van tijd- en plaatsbewust werken. Een werkdag kan dus thuis of op kantoor zijn of een combinatie van beide. Je maakt met je collega’s afspraken wanneer jullie op kantoor afspreken en hoe jullie samenwerken. Werk is meer dan aan een taak werken. Het gaat ook om in verbinding zijn met elkaar als collega’s. Uitgangspunt is dat we minstens één dag in de week op kantoor werken.
Wie zoeken wij?
Als onze nieuwe collega ben je klantvriendelijk, betrouwbaar, bestuurlijk sensitief en representatief. Je bent een echte teamspeler en hebt een proactieve en professionele houding. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft en je kunt snel schakelen. Daarnaast beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en ben je flexibel.
Verder neem je mee:
- Een afgeronde secretariële opleiding
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse
- Kennis van en ervaring met de MS-office applicaties en ibabs
Wat bieden wij?
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder.
We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.
De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.
Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:
- een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 tot 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
- een salaris van minimaal € 2.642,80 en maximaal € 3.702,39 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 7);
- een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
- 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband;
- een goede pensioenopbouw;
- een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van € 6.000,- per vijf jaar;
- de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.
Contactinformatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Alfred Dennebos, teamleider TOS, telefoon 06-21124670.
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Mohamed Bouazza, adviseur werving & selectie, telefoon 06-87081400 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl
Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 18 november 2024.
We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.
Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.
Wie zijn wij
Het domein Bedrijfsvoering, informatie en organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.
Binnen het domein BIO is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);
- Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;
- Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MT BIO en het portefeuillehoudersoverleg financiën, organisatie, participatie en grondzaken;
- Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.