Secretaris PBC Utrecht/secretaris PRT

Ben jij secuur, houd je gemakkelijk overzicht en beschik je over politiek-bestuurlijke sensitiviteit? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen? 

PBC
Het Prins Bernhard Cultuurfonds (PBC) is het grootste particuliere cultuurfonds in Nederland en investeert in projecten, activiteiten en instellingen met als doel cultuur en natuur in Nederland te bevorderen. De werkterreinen van het PBCF zijn onderverdeeld in: Beeldende kunst, Geschiedenis & Letteren, Monumentenzorg & Erfgoed, Muziek, Natuur en Theater, Dans & Film.
Het Utrechtse bestuur is formeel verantwoordelijk voor de Utrechtse bestedingen, eigen initiatieven en projecten in de provincie. Daarnaast beschikt de afdeling Utrecht over een adviescommissie bestaande uit deskundigen met elk een eigen expertise. Deze adviescommissie komt viermaal per jaar bijeen en adviseert over lopende projecten en beslist over het toekennen of afwijzen van bijdragen.
Naast het afhandelen van ondersteuningsverzoeken ontplooit het PBCF Utrecht ook een aantal eigen initiatieven. Het gaat hierbij om projecten en samenwerkingen met andere partijen gericht op het ondersteunen van cultuur en natuur in brede zin. Enkele voorbeelden hiervan zijn UP:Next, de beurs voor Utrechtse popmuzikanten en de KIEM-regeling, om kleinschalige natuurprojecten te ondersteunen.
Het bestuur en de adviescommissie worden dagelijks ondersteund door het secretariaat. Het secretariaat bestaat momenteel uit drie medewerkers die naast hun inzet voor het Cultuurfonds ook werkzaamheden binnen andere beleidsterreinen van het kabinet verrichten. Het secretariaat is wegens vervanging op zoek naar een secretaris en adviesmedewerker.

PRT
De Provinciale Regietafel Migratie en Integratie (PRT) is het overlegorgaan van burgemeesters en wethouders wonen/asiel van de 26 Utrechtse gemeenten over de opvang van asielzoekers. Ook het het COA (Centraal Orgaan Opvang Asielopvang) en de VRU (Veiligheidsregio Utrecht) maken onderdeel uit van het overleg. Samen regisseren zij daarin de opvang van asielzoekers en stemmen zij daarover af. De commissaris van de Koning is voorzitter van de PRT in hoedanigheid van rijksorgaan. De PRT komt op onregelmatige basis samen, namelijk zodra daar aanleiding toe is.
Vanuit de PRT is een Kopgroep samengesteld, eveneens onder voorzitterschap van de Commissaris van de Koning, die frequenter bijeenkomt en belast is met het bestuurlijk opdrachtgeverschap van signalering, monitoring en bewaking van processen en resultaten. De kopgroep vergadert één keer in de vier weken.
Wat ga je doen
Je wordt de nieuwe secretaris van het Prins Bernhard Cultuurfonds (PBC) Utrecht en de secretaris van de Provinciale Regietafel Asiel en immigratie (PRT).

Secretaris PBC
Als secretaris PBC ben je de schakel tussen het bestuur, de adviescommissie en het Cultuurfonds. Je bent het aanspreekpunt voor het Cultuurfonds en de betrokkenen uit de overlegorganen. Een veelzijdige rol waarin je inhoudelijk actief bent in het reilen en zeilen van het PBC Utrecht.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het voorbereiden van de bestuurs- en adviescommissievergaderingen (resp. 3 en 4 per jaar) en uitvoering van daaruit voortkomende werkzaamheden;
• Het ondersteunen van de penningmeester en toezien op het kostenbudget;
• Het bijdragen aan beleidsvorming van de provinciale afdeling in afstemming met het landelijke bureau;
• Het onderhouden van contact met bestuurs- en adviescommissieleden, het bijhouden van de roosters van aan- en aftreden en het coördineren van nieuwe benoemingen;

Daarnaast schrijf je een paar uur in de week adviezen voor het PBC. Als adviesmedewerker draag je actief bij om de Utrechtse initiatieven tot een succes te maken. Je bent het eerste aanspreekpunt van onze aanvragers.
Geen dag is hetzelfde en er is voldoende gelegenheid om kansen te pakken. Je werkt nauw samen met de collega’s van het landelijk bureau en de andere provinciale afdelingen. Samen zorgen we ervoor dat het Cultuurfonds de haarvaten van de samenleving bereikt.

Je bent verantwoordelijk voor:

• het contact met onze aanvragers waarbij je hen adviseert over het indienen van (kansrijke) projectaanvragen;
• het (inhoudelijk) voorbereiden van de aanvragen voor financiële bijdragen, het schrijven van adviezen voor het afdelingsbestuur en het schrijven van toe- en afwijzingsbrieven;
• het zelfstandig toekennen van gemandateerde bedragen;
• het controleren en verwerken van uitbetalingsverzoeken;
• de ondersteuning bij/zelfstandige uitvoering van alle voorkomende werkzaamheden zoals prijsuitreikingen en evenementen, uitvoering van (landelijke) programma’s, communicatie en fondsenwervende activiteiten.

Deze invulling van de functie is nieuw. Wij verwachten dat de functie 8-10 uur uit het secretarisschap bestaat en je 6-8 uur bezig bent als adviseur.

Secretaris PRT
Als secretaris (kopgroep) PRT ben je verantwoordelijk voor de organisatie en inhoudelijke voorbereiding van de overleggen van de PRT en de Kopgroep PRT. Hiertoe stel je tijdig een duidelijke agenda op en verstrek je de bijbehorende stukken en bespreekpunten aan de deelnemers. Tevens draag je zorg voor de opvolging van acties naar relevante onderdelen van de provinciale organisatie en gemeentelijke organisatie(s). Hierbij werk je nauw samen met de betrokken adviseurs en met name met het Kansenmakersteam (KMT). Dat heeft in opdracht van het PRT en de Kopgroep PRT een faciliterende en aanjagende rol in de Utrechtse asielketen. Het KMT ondersteunt de Utrechtse gemeenten bij het realiseren van de opvang- en huisvestingsopgaven door nieuwe locaties aan te dragen, partijen te verbinden en belemmeringen weg te nemen. Jij bent de directe schakel tussen de (Kopgroep) PRT, bijbehorende ambtenaren en de faciliterende en aanjagende organisatie. Daarom neem je ook deel aan de teamoverleggen van het KMT en heb je direct contact met collega’s van de provincie, gemeenten en andere organisaties. Jij bent hun vaste aanspreekpunt. Daarom is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je goede relaties hebt en onderhoudt met het relevante netwerk van bestuurders en ambtenaren en van relevante organisaties (zoals het COA, de VRU en het Rijk). Als secretaris vervul je een belangrijke rol in de directe ondersteuning van de commissaris van de Koning in diens voorzitterschap van PRT en Kopgroep PRT en zijn functie als Rijksorgaan inzake asielopvang.

Wie zoeken wij?

We zoeken iemand die secuur is, gemakkelijk overzicht houdt en zijn/haar afspraken nakomt. Daarnaast gaat het contact met bestuurders je gemakkelijk af én beschik je over veel politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het leuk om de vergaderstukken tijdig door te nemen met een constructieve kritische blik en indien nodig verder af te stemmen met collega’s. Je draait je hand niet om voor het maken van planningen en je communiceert deze tijdig naar collega’s. Het is belangrijk dat je goed een netwerk kunt opbouwen en onderhouden. Bovendien kun je goed onder druk werken en je schakelt soepel en slagvaardig tussen de verschillende werkzaamheden. Je bent in staat om in een complexe omgeving het overzicht te behouden, te prioriteren en je weg te vinden.

Voor beide functies geldt dat we werken met een klein team aan diverse werkzaamheden met een grote verantwoordelijkheid. Voor deze functie is het belangrijk dat je over een groot signalerend vermogen beschikt en deze signalen ook daadwerkelijk oppakt en vertaalt naar kansen.

Tot slot is het gemakkelijk als je affiniteit hebt met de cultuur- en natuursector in de provincie en het asieldossier je interesseert.

Je hebt/bent:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Leergierig en groot signalerend vermogen
• Een grote politiek-bestuurlijke sensitiviteit en je staat bekend om je doorzettingsvermogen
• Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden
• Een goed analytisch vermogen, je kunt gemakkelijk samenwerken en je houdt goed overzicht.
• Enkele jaren werkervaring, waarin je hebt gewerkt met bestuurlijke stukken
• Je bent in staat om begrotingen te lezen en adviezen te formuleren
• Positief, klachtgericht, constructief en je kunt je in korte tijd inlezen

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12maanden voor 32 tot 40 uur per week met optie tot verlenging;  
• een salaris van maximaal € 5.564,56 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 11); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;   
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; NB POB geldt alleen voor contracten van langer dan zes maanden. 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Heleen van Duursen (telefoonnummer: 06 43 24 64 10).

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Amina Lahrouchi, adviseur werving & selectie, telefoon (06) – 257 35 980 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.  Je kunt je brief richten aan Heleen van Duursen.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan zowel interne als externe kandidaten uiterlijk 26 februari 2023.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.