Secretaris portfolio board

Zie jij het als uitdaging om samenhang te verzorgen in alle onderdelen die in onze provinciale informatievoorzieningsketen (IV keten) een rol speelt? Dan hebben wij een leuke vacature voor jou! 

Wat ga je doen? 

Recent heeft het management besloten om te komen tot een portfolio board die strategisch stuurt en regisseert op alle IV onderdelen van de organisatie. Het beoogd resultaat is dat de organisatie grip heeft op haar IV en in samenhang verbeteringen daar op doorvoert. De focus is nadrukkelijk gericht op een goede werking van de IV-keten, afweging en prioritering, en compliancy aan beleid, wet- & regelgeving. Voor de ondersteuning van de portfolio board zoeken we een secretaris die de voorzitter ondersteunt hierbij.

Als secretaris van de portfolio board vervul je een cruciale rol in de werking van de gehele IV keten binnen de provincie. Je bent de rechterhand van het management en ondersteunt deze met de (dagelijkse) gang zaken van de portfolio board.

Vanuit deze veelzijdige functie weet je vorm te geven aan een stabiele ondersteuning van de besluitvormingsprocessen binnen de board en de daarbij horende overleggen, waarbij je fungeert als sparringpartner in bestuurlijke en beleidsmatige vraagstukken. Daarnaast ben je belast met diverse organisatorische taken rondom de uitvoering en implementatie van de genomen besluiten.

In de rol van secretaris van de portfolio board zien wij de volgende aspecten terug:

• Je hebt een visie om de portfolio board te optimaliseren en je bent in staat om de visie hierop ook daadwerkelijk te realiseren.
• Je zorgt, op basis van de planning- en controlcyclus, voor optimalisering, coördinatie en bewaking van de verschillende bestuurlijke adviserings- en besluitvormingsprocessen in de organisatie. In dit kader heb je regelmatig overleg met collega’s van Financiën, Concerncontrol, I&A, projectteams enz.
• Je zorgt voor de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen van de portfolio board en je doet verslaglegging van deze vergaderingen. Je adviseert daarbij over de prioriteit en fasering van te nemen besluiten en in te nemen bestuurlijke standpunten.
• Je bent verantwoordelijk voor de totale procesgang bij vergaderingen: het opstellen van de agenda's, het verzamelen en (laten) samenstellen en toevoegen van schriftelijke informatie, waaronder de conceptbesluiten. Ook ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen.
• Zo nodig licht je (voorgenomen) besluitvorming aan de portfolio board toe, toets je deze, stimuleer je afstemming en bevorder je het draagvlak voor de bestuurlijke besluiten.
• Je draagt zorg voor het communiceren van (beleids)besluiten.
• Je bewaakt de uitvoering van genomen besluiten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor stakeholders. In de praktijk betekent dit dat je vragen beantwoordt over het besluitvormingsproces en in dit proces draagvlak creëert voor de genomen besluiten.

De secretaris van de portfolio board kan worden gezien als ‘de tactische manager’ van de IV keten  binnen de provincie en speelt een belangrijke rol bij de voorbereiding, opvolging, uitvoering en evaluatie van besluiten. De ‘tactische manager’ functioneert als klankbord, betrekt en informeert interne collega’s en externe stakeholders, en weet mensen en organisatieonderdelen bij elkaar te krijgen. Hij/zij plaveit de weg bij hobbelige aangelegenheden tussen de verschillende domeinen binnen de provinciale organisatie en kan onderhandelen, masseren, vertalen en kennis delen tussen alle lagen van de organisatie, zoals programma teams, toezichthouders, MT BDV, CMT, professionals, externe stakeholders en beweegt binnen de maatschappelijke context. Deze rol vereist naast kennis over de IV vooral kennis, tact en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.

Wie zoeken wij?

Jij bent bekend met informatievoorziening bij (decentrale) overheden en snapt de impact hiervan op de bedrijfsvoering van de provincie Utrecht.

Jij brengt in ieder geval mee:

• een afgeronde HBO- of WO-opleiding gericht op management en organisatie.
• minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van secretaris, coördinator/leidinggevende in organisaties met een veranderopgave in de afgelopen 5 jaar.
• kennis en ervaring met informatievoorziening binnen (decentrale) overheden.

Bezit jij daarnaast onderstaande persoonlijke eigenschappen, vaardigheden en kennis? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!

Persoonlijke eigenschappen

• Senioriteit, krachtige persoonlijkheid, resultaatgericht, gewend om te schakelen op hoog niveau, open, proactief en communicatief. Met relativeringsvermogen en humor.
• Je bent loyaal en behulpzaam (integer en wekt vertrouwen)
• Je staat stevig in je schoenen en bent in staat de portfolio board gevraagd en ongevraagd te adviseren.
• Je bent in staat een duidelijke visie op het besluitvormingsproces te ontwikkelen en hier ook uitvoering aan te geven.
• Je bent initiatiefrijk en werkt proactief.
• Je beschikt over het nodige geduld en veerkracht.

Vaardigheden

• Je bent analytisch sterk met een praktische instelling.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent diplomatiek en kunt je aanpassen aan de situatie.
• Je werkt gestructureerd en gedisciplineerd.

Kennis

• Gewenst is kennis en ervaring IV veranderingen binnen een organisatie.
• interesse in het functioneren van het openbaar bestuur, het type organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits.

Wat bieden wij? 

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. 

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken. Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm. 

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd. 

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou: 

• een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 36 uur per week met intentie tot een dienstverband voor onbepaalde tijd;  
• een salaris van maximaal € 4.778,94 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 10); 
• een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd; 
• 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• een goede pensioenopbouw; 
• een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar; 
• de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Anton Grootendorst, teamleider I&A, via het secretariaat bedrijfsvoering 030- 258 90 91.

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Else Groenendijk, adviseur werving & selectie, via 06 185 87 956.

Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Solliciteren

Ben je geïnteresseerd? Externe kandidaten kunnen reageren tot en met 10 april 2023. 

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.                                                    

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten van de provincie Utrecht.

Je rapporteert hiërarchisch aan de teamleider I&A, maar in de praktijk schakel je direct met alle leden van de portfolio board.